Op 25 juni j.l. heeft Remko Jongerden zijn afstudeerwerk voor de opleiding Master Onderwijskunde verdedigd. Het thema van de afstudeeropdracht was de invloed van leidinggeven op de herstelbehoefte en de ervaren zwaarte van werk binnen een technische afdeling van een grote gemeente.
Uit medewerkerstevredenheidsonderzoek was gebleken dat het werk als mentaal en emotioneel zwaar werd ervaren en dat er meer behoefte was aan herstel na werkzaamheden. De link werd gelegd tussen leiderschap van MT-leden enerzijds en de mentale en emotionele werkbelasting en behoefte aan herstel van medewerkers anderzijds. Het idee ontstond dat door beter leiderschap medewerkers zich meer gewaardeerd, betrokken en/of gesteund kunnen voelen in hun werk. De gedachte was verder dat communicatie, en daarbinnen het actief luisteren een belangrijke voorwaarde zou kunnen zijn voor de verbetering van de werkbelasting en herstelbehoefte. Als cruciale aspecten van communicatie en actief luisteren werden gezien: feedback geven, reflecteren en evalueren.
Na deze analyse is er een ontwikkelproces gestart om een prototype voor een leerinterventie te ontwikkelen voor een oplossing van de gesignaleerde problematiek. Voor de ontwikkeling werden twee mogelijkheden afgewogen: 1. Design Thinking (DT) en 2. Scrum. Na weging van deze mogelijkheden is gekozen voor DT met de daarbij behorende fasen.
Als alternatieven voor de leerinterventie is gekeken naar drie methoden: Peer Learning Circles, Action Learning en 360-graden feedback. Deze alternatieven zijn beoordeeld aan de hand van een aantal criteria, en vervolgens is gekozen voor de 360-graden feedbackmethode. Het idee was daar een leeractiviteit toe te voegen zoals een luistertraining, upward feedback en leren op basis van observatie. Deze activiteiten zijn besproken en daaruit is naar voren gekomen om te gaan werken met upward feedback. Dat houdt in dat resultaten worden geanalyseerd, doelstellingen worden geformuleerd, en positieve punten en verbeterpunten voor het actief luisteren worden vastgesteld.
Het plan was achtereenvolgens gesprekken te organiseren waarin 3 managers 10 medewerkers zouden interviewen over de vraag welk aspecten van het leiderschap worden ervaren als mentaal en emotioneel zwaar, en welke onderdelen van leiderschap zorgen voor een grotere behoefte aan herstel. Dit zou dienen als een vorm van behoeftenonderzoek. In de volgende fase zou dan een conceptmap ontwikkeld worden, en in de daarop volgende fase zou de conceptmap worden beoordeeld met behulp van een “Risky Assumption Matrix”.
Echter, in de eerste fase was er na afloop van het interview door de leidinggevende geen bereidheid bij de medewerkers om de leidinggevenden volgens de 360 graden-methode te beoordelen op hun leiderschap. De medewerkers stelden als voorwaarde dat de beoordeling anoniem zou moeten plaatsvinden. Daarom heeft de 360 graden-methode niet plaatsgevonden zoals gepland. Er is overgeschakeld op 1-op-1 interviews van MT-leden en medewerkers. De uitkomst daarvan was dat bij de afsluiting van een project MT-leden onvoldoende tijd nemen om het project te evalueren. Daardoor worden gesignaleerde problemen niet opgelost en kunnen die opnieuw optreden in volgende projecten. Het inzicht ontstond dat er door beter evalueren meer aandacht zou kunnen komen voor feedback, het benutten van kansen voor herstel en verbetering, een betere verdeling van de zwaarte van het werk, en het ontwikkelen van teamcohesie. De wens van de medewerkers was onder andere om een onafhankelijk persoon de evaluaties te laten doen en meer uren beschikbaar te stellen voor het evalueren.
De afronding van de afstudeeropdracht bestond uit de start van de planning van de verandering met behulp van 8 fasen van Kotter. Fasen 1 en 2 zijn uitgevoerd: het vestigen van urgentiebesef en het vormen van een leidende coalitie. Geadviseerd is hierna de volgende 6 fasen van het model van Kotter te doorlopen.
Gefeliciteerd Remko en dank Dr. Martijn van Schaik voor de begeleiding van deze complexe afstudeeropdracht.
